Tiêu chuẩn giao tiếp 5W1H trong kinh doanh

Nhận thức về [5W1H] trong kinh doanh, và thực hành giao tiếp truyền đạt dễ dàng cho đối phương

Bạn đã bao giờ có gặp phải vấn đề không thể nói cho người đối diện biết chính xác những gì bạn muốn truyền tải trong công việc của mình? Tôi nghĩ rằng có thể có những trường hợp bạn không thể hiểu hết những gì bạn muốn truyền đạt khi viết các câu dạng văn bản và email cũng như trong các cuộc hội thoại.

Để không gây ra tình trạng như vậy, tôi sẽ giải thích về “5W1H” là cơ sở trong giao tiếp kinh doanh mà bạn cần lưu ý.

5W1H là gì

5W1H là một từ chỉ WHO ( Ai ), WHERE ( Ở đâu ), WHAT ( Cái gì ), WHY ( Tại sao )HOW ( Bằng cách nào ).

Bằng cách nhận thức và xây dựng đoạn văn hoàn chỉnh theo 5W1H bạn có thể làm rõ ràng được chủ ý về thông tin bạn muốn truyền đạt, và giúp cho việc truyền đạt không bị thiếu thông tin.
Nào, hãy cùng đi xem kiến trúc 5W1H theo từng mục dưới đây nhé.

Phương pháp xâu chuỗi 5W1H

5W1H về cơ bản được tổ chức theo thứ tự sau.

① When … Khi nào(thời gian) / Where … ở đâu(địa điểm)

Bằng cách nói WHERE (Khi nào) WHEN(Ở đâu) trước, thời gian và địa điểm sẽ rõ ràng và nội dung sau đó sẽ dễ nhớ hơn.

② Who … AI(Chủ thể) / What … Làm cái gì(Vật・hành động)

Sau đó, bằng cách nói WHO (Ai)WHAT (Cái gì), kết quả sẽ rõ ràng. Đưa ra kết luận trước quy trình được mô tả dưới đây sẽ làm rõ những gì bạn muốn truyền đạt.

③ Why … Tại sao(Nguyên nhân) How … làm như thế nào(phương pháp)

Cuối cùng, WHY (Tại sao) và HOW (Làm thế nào) dẫn đến như vậy. Tôi sẽ giải thích quá trình đạt được kết quả như thế nào.

Nếu bạn không giỏi soạn câu, vì bạn có thể tuân theo quy tắc này nên bạn có thể bắt đầu bằng cách viết ra các gạch đầu dòng. Sau đó, bạn sẽ thấy rõ những gì bạn muốn truyền đạt.

Ví dụ về cách soạn câu

「Vào lúc 3 giờ chiều ngày 10 tháng 8, nhân viên kinh doanh của Công ty TNHH Artis sẽ giải thích cách cập nhật trang homepage tại phòng họp của trụ sở chính. Để dễ hiểu cách thức hoạt động chúng tôi sẽ chứng minh bằng cách sử dụng một hệ thống thực tế.」

①  When「khi nào」… 3 giờ chiều ngày 10 tháng 8 / Where「ở đâu」…phòng họp của trụ sở chính của công ty TNHH Artis
②  Who「Ai」…Nhân viên kinh doanh công ty TNHH Artis / What「cái gì」…giải thích cách cập nhật trang homepage
③  Why「Tại sao」…để dễ hiểu cách thức hoạt động / How「làm như thế nào」…bằng cách sử dụng một hệ thống thực tế

Ở đây, tôi đã giải thích cách lắp ráp 5W1H chính thống, nhưng đôi khi việc truyền đạt dễ dàng hơn bằng cách lắp ráp từ những vấn đề quan trọng của thông tin cần truyền tải. Nếu chủ thể là quan trọng, WHO(Ai) cần được làm rõ trước, và nếu mục đích là quan trọng, WHY(Tại sao) nên được đưa ra đầu tiên, và văn bản sẽ dễ dàng truyền tải đến bên kia hơn.

Hiệu ứng thu được khi nhận thức được 5W1H

Bằng cách áp dụng nó vào kiến trúc của 5W1H và chia thành từng mục, việc nhận thấy thừa hoặc thiếu thông tin trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn cũng khó mà lạc hướng được mục đích của thông tin muốn truyền tải.

Do đó, có thể giao tiếp tốt mà không mất thời gian và công sức, chẳng hạn như giao tiếp lặp đi lặp lại mà không được truyền đạt chính xác cho bên kia, và nó sẽ giúp cho mối quan hệ giữa con người với nhau tốt hơn mà không gây căng thẳng cho nhau.

Ngoài ra, trong các biên bản cuộc họp theo 5W1H, thì thời hạn và người chịu trách nhiệm sẽ luôn được làm rõ và “ai sẽ làm những gì khi nào” sẽ được làm rõ và những nội dung sẽ được xem bởi các bên liên quan. Bạn có thể tạo ra các biên bản dễ hiểu nhất có thể.

Cuối cùng

5W1H không chỉ có thể ứng dụng trong kinh doanh mà còn có thể ứng dụng trong cuộc sống hàng ngày.

Ví dụ, khi bạn đi mua sắm trong thành phố, WHEN(ngày xx) WHO (với bạn bè) WHERE (đến một cửa hàng quần áo trong thành phố) WHAT (áo sơ mi Aloha) WHY (để chuẩn bị cho chuyến đi tuần tới đến Okinawa) HOW (đi mua) ..

Nếu bạn không giỏi viết câu, tại sao không xem xét 5W1H như một thói quen ?
5Nếu nhận thức được 5W1H trở thành thói quen, bạn sẽ có thể giao tiếp tự nhiên với những người khác ngay cả tại nơi làm việc.

Hãy sử dụng chuẩn giao tiếp theo 5W1H để bạn dễ dàng teamwork hơn trong công việc.

Hãy sử dụng chuẩn giao tiếp theo 5W1H để bạn dễ dàng teamwork hơn trong công việc.